Рассмотрим эти рекомендации более подробно.

Выбирайте подходящее время.

Прежде чем начинать инструктировать, следует убедиться,что у вас

достаточно времени, в том числе для ответов на вопросы и дополнительные объяснения, если что-нибудь осталось не ясно. Постарайтесь, чтобы вас не прерывали в то время, когда вы даете распоряжения или инструкции. Указания, которые вы бросили на бегу, могут быть недопоняты и исполнены неправильно.

Выражайтесь ясно. Говорить надо просто и только то, что относится к делу. Старайтесь быть предельно лаконичными.

Будьте последовательны и логичны. 

Быть логичным означает, что необходимо заранее спланировать то, что

вы собираетесь сказать. Не говорите: "Да, между прочим, я забыл сказать, что перед этим вы должны..." — после того, как перечислили почти половину из списка инструкций. Если ваши указания содержат ряд ключевых пунктов, то их следует устно пронумеровать и расположить в логическом порядке.

Говорите по существу. 

Это означает; что надо давать всю необходимую, и только необходимую, информацию.

Выдача всей информации означает, что должны быть указаны следующие моменты:

• к какому сроку должно быть выполнено задание;

• в соответствии с какими требованиями, стандартами оно должно быть выполнено;

• какие методы следует использовать для выполнения задания.

Следует убедиться, что подчиненный владеет всей необходимой информацией для выполнения ваших указаний. При этом не надо давать информации больше, чем это действительно необходимо. Чем меньше запутывающих сведений, не относящихся непосредственно к делу, тем выше вероятность того, что подчиненный поймет и запомнит порученное ему задание.

Объясняйте причину. 

Если вы объясняете, почему должна быть выполнена данная работа, это делает ваши

инструкции более понятными и убедительными.

Соблюдайте определенную дистанцию. 

Сдержанность — важное качество личности, и оно приобретает все

большее значение по мере вашего продвижения по служебной лестнице. Например, заведующему отделом не пристало жаловаться клиенту на работу бухгалтерии.

Убедитесь, что подчиненный понял вас правильно. Когда вы даете указания или сообщаете подчиненному те

или иные сведения, важно убедиться в том, что он правильно понял то, что вы ему сказали.

Кроме того, следует оставить время для вопросов. Люди часто думают, что они все поняли, но когда они начинают выполнять работу, то обнаруживают, что нечто осталось неясным. Оставив время на разъяснения при инструктировании, вы тем самым сэкономите время в будущем, и вам не придется еще раз объяснять то, что осталось непонятым.

Подчиненный воспринимает не только то, что вы говорите, но и ваше невербальное поведение. Проследите,

чтобы информация, которую вы передаете через невербальные каналы, не противоречила словесному сообщению. Если вы говорите о том, насколько важно, чтобы отчет к определенному сроку лежал на столе начальства, то в это время не следует заниматься другими делами, например перекладывать бумаги на столе. Не забывайте о важности невербальных сигналов, которые могут затруднять для подчиненного восприятие ваших слов.